NEWS 2011-09-14

主題:	中階公務人員管理發展訓練研習班 流程與時間管理
時間:	2011年9月14日
內容:	謝總經理應教育部邀請 ，於九月六日及十四日分兩梯次為中階公務人員教授流程與時間管理。本次學員都是大學院校的主任或組長層級，是學校施政的中流砥柱，也是台灣教育要走向國際不可或缺的要角。 課程一開始謝總經理就闡明流程管理與時間管理相依程度極高，流程的設計會影響所需投入的資源量以及時間；而時間管理的結果又會影響流程該如何設計。兩者互為表裡，必須同時學習並運用才能收到綜合效果。 時間管理分成個人時間管理以及團隊時間管理。前者包括訂定目標、排優先權、擬定執行表，以及辦公桌面管理、檔案管理、電話管理。後者包含如何授權、會議管理、預防帕金森定律的發生、委任工作給下屬。因為學員都是中階主管，了要掌管自己的時間之外還要管理所統轄團隊的時間，而團隊的時間管理要訣除了教科書上羅列的教條之外更要結合組織的文化、上層長官的想法、以及部屬的習性。謝總經理以深入淺出的教學方法，結合生活化的工具，將攏統的概念轉化成一步步切實可行的做法。最後更教導如何結合新科技帶來的好處將智慧型手機或平板電腦搖身一變為時間管理的利器。 在流程管理中謝總經理以福特汽車付款流程重組的範例為引子，說明流程設計的重要性。福特汽車原本繼續使用現有流程，導入資訊技術以減少資訊傳遞，以達到縮減人手20%的目標。但是這方案被重新設計流程的方案所取代，新流程採用的是“無發票”制度，大大地簡化了工作環節，帶來了如下結果： 1. 以往應付款部門需在訂單、驗收報告和發票中核查14項內容，而如今只需3項 2. 縮簡人員75%，而非原定的20% 以此為例，流程管理成功的要素是針對流程而不是單一部門做最佳話，同時要大膽挑戰傳統原則。 所有與會的學員在聽過謝總經理知性且幽默的講解後有如沐春風的感覺，在結束之際仍然頻頻發問，意猷未盡。相信經過這兩場講座對台灣的高等教育如何邁向國際化、爭取更多外國及大陸學生有正面幫助。